SOP: Customer Onboarding

---

Objective

Đảm bảo mỗi ORG mới activate (tạo link, mời CTV) trong 24 giờ sau đăng ký.

---

Trigger

ORG đăng ký tài khoản mới tại app.salehay.com

---

Flow

ORG Signup
    ↓ (Instant)
Welcome Email (AI) → Link to guide + video
    ↓ (If not activated in 4h)
Follow-up Zalo/Email (AI) → "Cần hỗ trợ setup?"
    ↓ (If not activated in 24h)
Personal outreach (Human) → Offer 1-on-1 setup call
    ↓ (If activated)
Success Email → Tips for first 7 days + invite CTV guide
    ↓ (Day 7)
Check-in Email → "Đã có referral đầu tiên chưa?"
    ↓ (Day 30)
NPS Survey → Collect feedback

---

Checklist Per New ORG

Step	Timeline	Owner	Done?
Welcome email sent	Instant	AI (Resend)	Auto
ORG completes setup wizard	< 4h	ORG (self)	Track
First CTV invited	< 24h	ORG (self)	Track
First referral link created	< 24h	ORG (self)	Track
4h follow-up (if not activated)	4h	AI bot	Auto
24h personal outreach (if still not activated)	24h	Founder	Manual
Day 7 check-in	Day 7	AI email	Auto
Day 30 NPS survey	Day 30	AI email	Auto

---

Templates

Welcome Email

Subject: Chào mừng đến SaleHay! Setup chương trình affiliate trong 10 phút 🚀

Xin chào [Tên ORG],

Cảm ơn bạn đã đăng ký SaleHay! Dưới đây là 3 bước để nhận referral đầu tiên:

1. Tạo chương trình — Set hoa hồng % hoặc cố định
2. Mời CTV đầu tiên — Copy link mời → gửi qua Zalo
3. Xong — CTV share link, bạn nhận referral!

[Bắt đầu ngay →]

4h Follow-up

Subject: Cần hỗ trợ setup SaleHay?

Chào [Tên], mình thấy bạn chưa hoàn thành setup. Có gì mình hỗ trợ không? Reply email hoặc Zalo 0xxx.

---

SOP: Payout Processing

---

Objective

ORG chi trả hoa hồng cho CTV chính xác, đúng hạn, minh bạch.

---

Monthly Payout Cycle

Ngày 1-25: Referrals được tracking → tích lũy hoa hồng
    ↓
Ngày 26: ORG nhận nhắc nhở "Review hoa hồng tháng này"
    ↓
Ngày 27-28: ORG review + approve/reject từng referral
    ↓
Ngày 29: ORG tạo Payout Batch → Hệ thống tạo file ngân hàng
    ↓
Ngày 30: ORG chuyển khoản theo file → Mark "Paid" trên hệ thống
    ↓
CTV nhận notification "Hoa hồng đã thanh toán"

---

ORG Step-by-Step

Step	Action	Tool
1	Vào app.salehay.com → Payouts → "Create Batch"	Admin portal
2	Review danh sách CTV + hoa hồng	Admin portal
3	Approve hoặc Reject từng line item	Admin portal
4	Click "Export Bank File" → Download CSV/XLS	Admin portal
5	Upload file lên Internet Banking → Chuyển khoản batch	Bank app
6	Quay lại SaleHay → Click "Mark as Paid"	Admin portal
7	CTV nhận email/notification hoa hồng đã thanh toán	Auto

---

Dispute Handling

Scenario	Response	SLA
CTV claim referral không được ghi nhận	Kiểm tra tracking log → share với CTV	48h
ORG reject referral mà CTV không đồng ý	Mediator: review click → conversion data	72h
Hoa hồng sai số	ORG sửa → re-approve → re-export	24h